¿A Quién Afecta el RGPD?

El RGPD tiene un alcance muy amplio. Se aplica a:

• Cualquier empresa u organización que trate datos personales como parte de las actividades de una de sus sucursales establecidas en la Unión Europea (UE), independientemente de dónde se realice el tratamiento de los datos.

• Empresas que, aunque no estén en la UE, ofrezcan bienes o servicios a ciudadanos de la UE o monitoricen su comportamiento (por ejemplo, a través de una página web).

Es decir, la gran mayoría de las empresas en España, ya sean grandes corporaciones o pequeñas y medianas empresas (PYMES), están obligadas a cumplir con esta normativa, complementada en España por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

Principios Clave del RGPD para Empresas

Para cumplir con el RGPD, tu empresa debe guiarse por estos principios fundamentales:

1. Licitud, Lealtad y Transparencia: Los datos deben ser tratados de forma lícita, leal y transparente para el interesado. Esto implica informar claramente sobre la finalidad del tratamiento, la base jurídica, los destinatarios y el plazo de conservación.

2. Limitación de la Finalidad: Los datos solo pueden ser recogidos para fines específicos, explícitos y legítimos, y no deben ser tratados posteriormente de manera incompatible con dichos fines.

3. Minimización de Datos: Solo debes recopilar los datos estrictamente necesarios para los fines específicos del tratamiento. Menos es más en protección de datos.

4. Exactitud: Los datos personales deben ser exactos y, si es necesario, actualizados.

5. Limitación del Plazo de Conservación: Los datos no pueden ser conservados durante más tiempo del necesario para los fines para los que fueron recogidos.

6. Integridad y Confidencialidad: Los datos deben ser tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada, incluyendo la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito, la pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas técnicas u organizativas apropiadas.

7. Responsabilidad Proactiva (Accountability): Este es un principio fundamental. Tu empresa debe ser capaz de demostrar que cumple con el RGPD y que ha implementado las medidas adecuadas para proteger los datos.

Obligaciones Clave para tu Empresa

Para materializar estos principios, tu empresa debe llevar a cabo una serie de acciones:

• Registro de Actividades de Tratamiento (RAT): Documentar los tratamientos de datos personales que realizas, sus finalidades, las categorías de interesados y datos, etc. (Obligatorio para empresas con más de 250 empleados, o aquellas que realicen tratamientos no ocasionales, de alto riesgo o con categorías especiales de datos).

• Información y Consentimiento: Informar a los interesados de forma clara y concisa sobre el tratamiento de sus datos (mediante políticas de privacidad, cláusulas informativas) y obtener su consentimiento explícito cuando sea necesario.

• Gestión de los Derechos de los Interesados: Habilitar mecanismos para que los individuos puedan ejercer sus derechos (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición).

• Medidas de Seguridad (Técnicas y Organizativas): Implementar medidas apropiadas para proteger los datos, como cifrado, seudonimización, control de acceso, copias de seguridad, gestión de incidentes y formación del personal.

• Evaluaciones de Impacto de Protección de Datos (DPIA): Realizar un análisis previo de tratamientos que puedan entrañar un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.

• Delegado de Protección de Datos (DPO): Designar un DPO si tu empresa supervisa a gran escala y de forma regular o sistemática a los interesados, o trata categorías especiales de datos a gran escala, o si eres una autoridad u organismo público.

• Notificación de Brechas de Seguridad: En caso de una violación de seguridad de datos que suponga un riesgo para los derechos y libertades de las personas, debes notificar a la autoridad de control (la AEPD en España) en un plazo de 72 horas, y a los interesados si el riesgo es alto.

• Contratos con Encargados del Tratamiento: Si subcontratas servicios que impliquen el tratamiento de datos personales (ej., proveedores de hosting, servicios en la nube), debes tener un contrato de encargado del tratamiento que cumpla con los requisitos del RGPD.

Recursos Útiles de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

La AEPD es la autoridad de control en España y ofrece recursos muy valiosos para ayudar a las empresas a cumplir con el RGPD:

• Página Principal de la AEPD: https://www.aepd.es/

• Guías y Herramientas para Empresas: Encontrarás guías prácticas, plantillas y recursos para pymes y profesionales. https://www.aepd.es/derechos-y-deberes/cumple-tus-deberes/directrices-de-aplicacion/empresas

• Herramienta «Facilita RGPD»: Una herramienta gratuita y sencilla para ayudar a las PYMES a elaborar su registro de actividades de tratamiento, cláusulas informativas y medidas de seguridad básicas. https://www.aepd.es/guias-y-herramientas/herramientas/facilita-rgpd

El cumplimiento del RGPD es un proceso continuo que requiere una revisión y adaptación constante. Al tomar estas medidas, tu empresa no solo evitará posibles sanciones, sino que también reforzará la confianza y la transparencia con todos tus stakeholders.